1. Kategorien personenbezogener Daten
Technische Daten sind erforderlich, um die Software zu betreiben und die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu überprüfen.
| Datenkategorie |
Rechtsgrundlage |
Dienstleister |
| E-Mail-Adresse und vollständiger Name (Nutzer-Login) |
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Datensicherheit) |
Microsoft Ireland Operations, Ltd. (Azure)
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| IP-Adresse |
| Hardware-ID / Geräte-Fingerprint |
| Rechnername |
| Version des Betriebssystems |
| Zeitpunkt der Serverkommunikation |
| Firmenname |
| Anwendungsstartzeit |
| Verwendete Lizenzart und installierte Halocline-Version |
Hinweis zur Speicherdauer: Authentifizierungs- und Lizenzdaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten ausschließlich für buchungsrelevante Unterlagen: Rechnungen und Zahlungsbelege 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB), Verträge und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Betriebsprotokolle und Authentifizierungsdaten fallen nicht unter diese Fristen.
| Datenkategorie |
Rechtsgrundlage |
Dienstleister |
| IP-Adresse |
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Softwareverbesserung, Kundenerfolg, Lizenzverlängerungsoptimierung) |
Elastic International BV
Microsoft Ireland Operations, Ltd. (Azure) |
| Sendezeitpunkt des Ereignisses |
| Art der Interaktion mit der Software |
| Kunden-Kennung, Installations-Kennung, Lizenz-Kennung, Sitzungs-Kennung, Anwendungs-Kennung |
| Allgemeine Informationen zu Betriebssystem und Hardware (Typ der Grafikkarte, VR-Headset) |
Hinweis zur Speicherdauer: Nutzungsdaten mit Nutzerzuordnung werden für 18 Monate gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist wird die Nutzer-Kennung automatisch und dauerhaft gelöscht (Anonymisierung). Anonymisierte Daten weisen keinen Personenbezug mehr auf. Direkte Identifikatoren wie Name oder E-Mail-Adresse werden nicht an Analytics-Dienstleister übermittelt.
Halocline Cloud bietet optional die Synchronisierung von Planungsdaten zwischen Geräten (DataSync). Ist dieses Feature aktiviert, werden Synchronisierungsmetadaten in einer separaten Datenbankinfrastruktur gespeichert.
| Datenkategorie |
Rechtsgrundlage |
Dienstleister |
| Synchronisierungsmetadaten (keine Planungsinhalte) |
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Datensicherheit) |
Hetzner Online GmbH |
Hinweis: Die DataSync-Funktion und die damit verbundene Datenverarbeitung durch Hetzner sind nur aktiv, wenn das Feature durch den Kunden genutzt wird.
Wenn Nutzer:innen den Halocline-Support kontaktieren, werden die dabei übermittelten Daten in unserem Ticketsystem verarbeitet. Je nach Supportfall können neben Kontaktdaten auch weitere Informationen enthalten sein (z.B. Fehlerbeschreibungen, Screenshots, Systeminformationen).
| Datenkategorie |
Rechtsgrundlage |
Dienstleister |
| Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Support-Kommunikation sowie ggf. weitere vom Nutzer übermittelte Informationen |
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Kundensupport) |
Zendesk Inc. |
Hinweis zur Speicherdauer: Support-Tickets werden 3 Jahre nach Abschluss des jeweiligen Supportfalls gelöscht.
